Евгений Пекерман (peck_son@yahoo.com).
Написать эту статью меня побудила распространённая ситуация с использованием компьютера в офисном делопроизводстве. Скорее всего, она может заинтересовать именно владельцев маленьких контор или деловой люд, работающий дома, и умеющий считать деньги. На практике, почти повсеместно, используются устаревшие машины, и так будет, наверное, всегда, так как самый рачительный хозяин не в состоянии угнаться за скоростями компьютерных производителей, да и не всегда это разумно. Даже индивидуальные владельцы контор, купив новый, более скоростной компьютер, предпочитают держать его дома, используя на работе то, что было до него. Поэтому, под понятием “слабый компьютер” в этой статье подразумевается машина с процессором от 166 до 233 Мг, с памятью 32-48 Мб, с жёстким диском до 2 Гб, с установленной OS Windows 9х. Невозможно учесть специфику всех конкретных потребителей, но типичный, обобщенный образ полнофункционального рабочего инструмента можно определить так. Офисный компьютер должен безупречно справляться со следующими задачами:
Сам я, являясь по профессии владельцем небольшого бюро, после длительных и, соответственно, дорогостоящих поисков, пришёл к следующим выводам.
В оборудовании типичного офиса, используются несколько дополнительных устройств: факс-машина, принтер, копир, сканер. И при них, человек, главной обязанностью которого является не техническое умение со всем этим обращаться, а деловые качества, преданность и т.п., и, в последнюю очередь, элементарные навыки использовать это максимально производительно, не нанеся при этом никакого ущерба оборудованию. Все эти заботы решились сами собой с появлением в бюро аппарата от “Hewlett-Packard” – OfficeJet T Series “All-in-One”, наименее дорогой модели Т65 (розничная стоимость – 430-450 $). Кроме объединения в себе всех вышеперечисленных устройств, трудно переоценить все его дополнительные достоинства. Первое, на что обращаешь внимание, ещё не приступив к работе – это освобождение ну очень большого пространства, которое было похоронено под бывшим оборудованием с огромным количеством проводов, что уже стоит немалого.
По техническим характеристикам – тоже выше всяких похвал. Опускаю цифры, скажу только, что достаточно для полупрофессионального занятия фотографией. Об экономичности создатели, естественно, тоже позаботились. В печати - три режима по расходованию чернил. Скорость печати – в экономичном режиме – 60 листов/мин. И, конечное главное, для чего и писалась эта статья, его полная совместимость с самой слабой компьютерной конфигурацией. Сами создатели указали в требовании к ресурсам 32 Мб ОЗУ с Pentium 233, что и подтвердилось на практике, даже с Pentium 200. К аппарату прилагается программное обеспечение, которое после установки заняло на диске 19 Мб. В него входит:
После первого запуска, с помощью опять же мастера, вы легко установите все ваши исходящие данные, после чего он составит и покажет вам инструкцию по наиболее удобной настройке вашего компьютера и OfficeJet-а. При очень толковой организации help-ов, с этим справится начинающий. Удобна опция приёма факса на компьютер, затем распечатаете выборочно, только то, что нужно.В tray появляется значок и сейчас мы внимательно изучим, какими ресурсами нам надо заплатить за все эти удобства. 4 файла загружены в оперативку, на “общую сумму” 795 Кб, а в виртуалке (да и бог с ней, не жалко) – аж 33 Мб. Вот это качество программирования! Всё готово к работе. Как только в приёмный лоток вы вставляете документ, на экране появляется панелька “менеджера”, любезно интересующаяся, что вы собираетесь с ним делать, ну а дальше – всё ещё проще. Из автозагрузки, в которую программа помещает напоминатель регистрации и запуск самой программы, я убрал напоминатель, остальное необходимо для работы в автономном режиме.
В завершении описания этого чуда техники, скажу, что один мой коллега посчитал, что выгодно даже под покупку OfficeJet-а собрать из старого железа недорогой компьютер.
В первой части – об экономии денег, во второй – об экономии ресурсов.
После длительных поисков и проб, я определил “лучшую из лучших”
( правда, я не одинок в оценке, на ZDnet – крепкие 5 звёзд). Чтобы всё записать, да быстро, да по полочкам разложить, да с другими программами синхронизировать, и что бы напоминалка была, и внешне устраивала, и звонилка прямо из неё, и не скучная была, пошелестела бы да повякала что-нибудь. И русского не боялась. И всё это – без тормозов. Вот так, с большой симпатией, перечислив далеко не все достоинства, я представляю “RedBox Organizer”, сейчас уже версии 4.0 от компании “Inklineglobal”.
Сразу упреждаю возражения поклонников “Microsoft Outlook”. Полностью согласен, с Outlook-ом сравниться просто невозможно – он одиноко возвышается над всеми программами такого рода, как Голливуд над всем остальным миром. Но несколько неподходящих для слабого компьютера качеств он имеет. Используя практически все ресурсы маломощной машины, он не прячется в background и не позволяет использовать себя частично, заставляя всегда держать раскрытым целиком. Открыв дополнительно, к примеру, ещё что-нибудь из пакета Office, мы прямо провоцируем машину на сбой. Здесь выбор ясен – или Outlook, или всё остальное.
Кратко о возможностях RedBox-а. Создатели предусмотрели практически всё, поэтому на первый взгляд, программа покажется сложноватой (а какой большой органайзер прост?) Для практического освоения лучше выделить человеку, предполагающему с ним работать, целый рабочий день, и, поверьте, к вечеру все необходимые навыки будут получены. В дальнейшем окупится сторицей. Уникальна возможность этой программы работать в background, занимая 120 Кб оперативки, и возможность использовать её составляющие по отдельности – для внесения какой-либо информации достаточно щёлкнуть мышкой на значке в tray и выбрать, что именно вы хотите вписать – встречу, заметку, долговременную задачу, расход/приход и т.д. Важно, что очень просто организованно резервное копирование, после нескольких лет использования программы, с сотнями телефонов и записей, backup всегда поместится на половине дискеты.
Для описания работы с RedBox-ом, конечно, требуется отдельная большая статья, препятствие в виде лени не всегда преодолимо, поэтому пока пишите, задавайте вопросы, по возможности отвечу.
Почтовая корреспонденция.
Написанная в своё время 16-ти битовая программа “Easy Mail Plus” (есть вариант и 32-бит) настолько не прихотлива, проста и полнофункциональна, что даже “Word-великолепный” со своими громоздкими и простецкими шаблонами значительно уступает ей по всем параметрам. После инсталляции программы практически мало, что стоит изменить из установок по умолчанию. Наборы самых распространённых размеров конвертов, в который легко можно добавить и свой, особенный, на любой вкус и случай, подобранные логотипы, куда тоже добавляете любой, нарисованный в “Paint”, цветная печать и всё, что нужно поместить на конверте, как для личной, так и для деловой переписки. Приятным удобством является встроенный текстовой редактор для написания писем, который уже приготовил вам заготовку с указанными вашими и адресата данными и датой написания. Варианты любой подачи конверта на печать. Редактировать конверт элементарно – по правому клику в любом месте на конверте появляется контекст, который и предложит вам всё, что заблагорассудится. Всю информацию, что вы вносите, программа аккуратно предлагает вам запомнить, что и делает в формате *.rtf.
Лучшая, а может, и единственная по многофункциональности, программа для офисной печати – это “Office Printer” от Moss Bay Software . Создатели её делали постепенно, по частям, поэтому можно найти и некоторые её составляющие в виде отдельных программ. Но мы рассмотрим работу именно последнего, интегрированного пакета. Легче перечислить, что она не умеет. Для всех нужд малого офиса здесь найдётся очень качественно приготовленный шаблон, который и дальше можно видоизменять, как угодно. При первом запуске, указав свои данные, дальше вы получаете уже все заготовки именно под вас, остаётся только перебирать шрифты и цвета, если не устраивают предлагаемые программой. Практический совет по освоению. Не загружайте сотрудника изучением всей программы, делать сразу это не рационально. Программу лучше осваивать по мере надобности, нужны сегодня визитки – пусть подробно изучит все возможные варианты, при изготовлении фирменной бумаги – лучше посидеть на час больше, но сделать это раз и на долго. Количество заготовленных шаблонов настолько впечатляет, что, после проявление, как оказалось, совсем не нужной инициативы, я с облегчением вернулся к установкам по умолчанию.
Календарь.
Самой симпатичной и имеющей замечательные собственные настройки, на мой взгляд является программа “Calendar Commander”. Безупречно поддерживает любые языки, можете выдумать даже свой, красивые и разнообразные картинки для фона, любые шрифты. Практически сама оформит и запомнит всё, что вы внесли и с такой же лёгкостью выведет на печать. Календари любых размеров, на неделю, месяц, год.
Текстовой процессор/редактор.
Эта тема может быть и самой трудной, и самой лёгкой. Вкусов, споров и предпочтений великое множество. Одно известно – без “Word” и “Excel” никакой офисный компьютер не может считаться полноценным и совместимым со всем морем информации. Поэтому, две эти программы однозначно должны стоять на любой машине. Позволю себе только несколько практических советов по работе с этими программами на малосильном компьютере. Не открывайте *.doc-и и *.exl-и двойным щелчком или через правую кнопку мыши. Откройте программу, а затем, через “open file”, открывайте документ, распределяя, таким образом, нагрузку на процессор на два этапа. Не создавайте своих документов *.doc, что бы в случае падения “Word”-а иметь к ним доступ, используйте “Word” для открытия получаемых документов, и после знакомства с ними, запоминайте их в формате *.rtf. Это удобно и по другой причине, о которой – ниже.
“Word” – однозначно самый высокопрофессиональный процессор, поэтому и использовать его надо, где этот профессионализм требуется. Но для текста, не требующего особого форматирования, короткой записки, работы с документами *.txt-формата удобство работы с “Word”-ом может аукнуться тяжёлыми последствиями.
В большинстве случаев, для работы с текстом, как с русским, так и не очень,
и для вывода оного на печать, я давно и с большим удовольствием работаю с программкой “Bred”, этим чудом минимизации при всех мыслимых возможностях. Великолепные индивидуальные настройки, такие как, цвет фона и шрифта, замечательные возможности перекодировок, поддержка самых необходимых текстовых форматов, и всё это при действительно микроскопическом размере и нетребовательности к ресурсам. Честь и хвала создателям, притом, что “Bred” ещё и бесплатный.
Систематизированное хранение документов.
Для абсолютной надёжности и удобства все документы достаточно хранить в 3-х местах. Это – почтовый e-mail клиент, одна какая-нибудь рабочая программа, она же каталог, и backup, он же резерв. Документы – главное “богатство” офисного компьютера, и тут оправданы любые меры предосторожности. Здесь главное - с этим не переборщить, что легко ведёт к путанице, и, как следствие, утере какой-нибудь бумажки. В этой главе я представляю вам простую, удобную и надёжную программку для работы и хранения документов – “Tree Pad”. В общем, программ-каталогизаторов не так уж и много, и из них самый лёгкий и простой в работе – это “Tree Pad”. Поддерживая все необходимые (кроме *.doc) текстовые форматы, программка размещает их в древовидной структуре, что позволяет быстро, как бы листая, одним выделением названия файла, просматривать, а заодно, редактировать и создавать новые документы. Встроенный редактор – уровня “WordPad”, хватит практически для всего. Программа совсем миниатюрная, не требует инсталляции и независима, также распространяется бесплатно. Главное – поддерживает *.rtf, и если вы воспользуетесь моим советом по сохранению *.doc в формате *.rtf – сохранит и разложит по своим папкам практически всю документацию на вашем компьютере.
Почтовый e-mail клиент.
Видимо, всё-таки две программы среди поклонников кириллицы на сегодня являются лидерами в этой области – “Outlook Express” и “The Bat!” По использованию ресурсов компьютера они далеки от бережливости, но в этом случае важней надёжность связи и “читабельность” полученной информации. Обе программы можно рекомендовать, но я выбрал “Бат” по следующим соображениям. В почтовике можно удобно и долго, насколько позволяет место, хранить корреспонденцию. По старой ли привычке, но все рабочие папки “Бата” я держу на втором диске, хотя в последних версиях, говорят, есть надёжные возможности для резервного копирования. При падении Windows и последующей переустановке “Бата” достаточно просто указать ему старую директорию с письмами, и всё имеешь, как прежде, в том же виде и порядке. “Outlook” в этом плане не такой неприхотливый, ведёт себя излишне самостоятельно, и для восстановления старой корреспонденции требует к себе более повышенного внимания.
Перевод.
Менее всех остальных требователен к ресурсам, оставаясь при этом довольно качественным и удобным, это “Socrat 97 Personal” от компании “PROMT”. Иконка в tray занимает менее 600 Кб опер.памяти, удобная работа через “горячие клавиши”, выполнение перевода в две стороны – нет причин отказать себе в удовольствии работать с таким помощником.
“Горячие новости” из Интернета.
Как полезное добавление к скучному офисному набору, хочу порекомендовать программу “DataBites” от одноимённой компании, которая доставит и положит вам на стол самую оперативную сетевую информацию. Эту программу я не рассматриваю на предмет экономного расходования ресурсов компьютера, она, как и все её собратья, довольно прожорлива. Но так как достаточно её запускать один-два раза в день на пару минут, то, я думаю, даже на самой слабой машине для неё найдётся место. А именно “DataBites” я выбрал по причине самой простой настройки, при наличии всех достоинств, которыми обладают её аналоги. Программа бесплатна, вследствие совсем юного возраста - регулярно обновляется. После установки программу достаточно настроить только один раз, на все те места в Интернете, изменения на которых вы собираетесь отслеживать. По причине же бесплатности, нахально размещает свои иконки во всех возможных местах, но на удивление покорно позволяет всё, что не нужно, удалить. А заодно, и десяток приготовленных создателями ссылок, которые навряд ли могут вам пригодиться, если вы находитесь не в Америке. Принцип настройки прост, но наверно, не для человека, у которого слово скрипт ассоциируется со скрепкой мужского рода. Здесь уместней, предварительно определив для себя странички, которые вы собираетесь отслеживать, пригласить человека (друга, соседа – не велик труд), более-менее знакомого с устройством Интернета, и, я уверен, за час всё будет настроено. Собственно, покопавшись в программе на досуге час-другой, при очень доступно организованном help on-line, любой интернет-любитель осилит всю премудрость. В результате ваша контора каждое утро без громоздкой вылазки в интернет будет получать любой новостной набор, на все вкусы и потребности: курс валют, прогноз погоды, заголовки газет и даже какие-то личные странички, т.к. “DataBites” прекрасно справляется с навигацией и к запароленным местам. Программа даёт себя озвучить, очень симпатична внешне, а по предлагаемому количеству настроек, встроенному лёгкому броузеру видно, что делает её грамотная и крепкая команда. За что ей огромное спасибо.
Часть 3. Обслуживание и “защита от дурака”.
В этой части мы рассмотрим несколько простых приёмов для повышения надёжности работы всего компьютера, с учётом того, что люди, пользующиеся им, совсем не обязаны владеть даже элементарными знаниями о том, что там происходит внутри. О достоинствах и необходимости всевозможных “железных запчастей” разговора не будет, исходим из того, что есть, а есть у нас старая и слабая машина, на которой установлена лучшая ОС всех времён и народов – Windows 9x (говорю это без тени иронии). Разговоры о “глюкавости” оставим глюкавым, у нас с вами будет самая удобная и самая надёжная среда для решения любой офисной задачи, превращающая работу на компьютере в удовольствие. А там, где люди работают в удовольствие, и хозяину считается.
И так, у нас один, и физически, и логически, чистый отформатированный в FAT 16 или 32 диск, на который мы устанавливаем Windows. Какую – это зависит только от размера вашего жёсткого диска. При 500 Мб – это будет 95-ая, при размерах 1 Гб и больше – смело ставим 98-ую или Millenium. Никакого принципиального значения версия не имеет – все хороши, главное – установить без замечаний с её, Windows, стороны. Для 95 и 98–ой важна языковая версия, для МЕ – не имеет значения. Приготовлена на дискете и ждёт своего часа программка “Partition Magic”. При установке выбираем во всех случаях минимальную конфигурацию, лучше добавим после, по необходимости. Когда закончилась безупречно прошедшая инсталляция, и установлены необходимые драйверы, для экономии места проводим чистку. Однозначно, сделать это должен знающий человек, отвечающий за свою работу. А определить его квалификацию можно простым способом. Если разместит Win95 на 11-ти Мб – значит, что-то умеет. Самой первой установленной программой у нас будут непревзойдённые “Norton Utilities 2000”. Какие бы сейчас возгласы не издавали мои уважаемые читатели (уверен, одобрительных больше), нет проще и качественней спрограммированной и настолько всеобъемлющей программы, которой действительно можно довериться раз и навсегда. Из всего пакета стоит установить всё, они специально для офиса и созданы, просто чем-то вы будете пользоваться чаще, чем-то реже, но мой совет сведётся, опять же, к экономному выделению ресурсов для их работы. Главное, что стоит запустить в background и автозагрузку – это “Norton System Doctor”, всего 120 Кб в следящем режиме. Используйте опцию в настройке, разрешающую ему активизироваться для полной проверки после N минут простоя компьютера. Если вы уверены в безукоризненности работы Windows, отключайте его, запустив, к примеру, на обеденный перерыв. Оставляйте работать на ночь. По моему опыту использование функции “Protect Recycle Bin” в случаях работы на компьютере разных людей оправдано, за что надо заплатить ещё 160 Кб оперативки. Для этого же может пригодиться “Unerase”, благо он в памяти не сидит. Для автономных проверок всей системы стоит запланировать работу функции “System Check”, через “планировщик Windows”, но на практике достаточно это сделать руками, в случае обнаружения неполадки “System Doctor”-ом. В дальнейшем просто не забываем делать некоторые профилактические проверки и дефрагментацию, о своевременности которой напомнит тот же “System Doctor”.Несколько сомнительна польза от использования “Norton CrashGuard”, которая всегда должна находиться в памяти, занимая 270 Кб. Правда, в тестовых лабораториях её считают лучшей за функцию “save original”, но мне лично не приходилось воспользоваться её достоинствами.
Второй обслуживающей программой, советую иметь “RegCleaner” от Jonio Vuorio . Кроме очень корректной и осторожной очистки реестра, а реестр стоит держать чистым и меньшего размера, эта программа предварительно показывает, что на её взгляд лишнее, позволяет вам самим создать список исключений, а так же удобно создаёт файл отката на непредвиденный случай.
После установки двух этих программ проводим чистку реестра и проверку системы на ошибки.
Третьей служебной программой ставим антивирус. Без лишних дискуссий на эту тему, стоит выбрать, исходя опять же из ресурсоёмкости, “Norton Antivirus 5.0”. Занимая в памяти 150 Кб, великолепно обновляя базу данных, эта программа не зря является самой покупаемой, как в персональное, так и в корпоративное пользование.
И последней, уже скорее необходимой, чем служебной, программой ставим “WinRar 2.71”, и пусть тот, кто назовёт эту программу не замечательной, первый бросит в меня вирус.
При инсталляции новых программ (а в дальнейшем, и при удалении) не забывайте каждый раз перегружать компьютер, даже если устанавливаемая программа об этом не просит. Зато потом перегрузок будет меньше.
Следующим этапом устанавливаем все необходимые прикладные программы (кроме “TreePad”, если вы её выбрали). Инсталляции аккуратно доводим до конца, никак не помешает между ними проверятся нортоновцами.
После завершения замеряем размер занятого места на нашем единственном диске С:\ и делаем такой расчёт. Факс-программа при длительном хранении факсов, а это графические файлы, может увеличить размер папки с факсами до 30-40 Мб. Не пугайтесь, всё это вами регулируется, можно факсы и на бумаге хранить. Я называю свои, произвольные цифры, у меня это где-то за год набирается, при не особо интенсивной факс связи. Для обновления антивируса стоит зарезервировать ещё до 15 Мб, напомню, что наша Windows будет до-о-о-лго стоять. И всё, больше служебного места нам не надо. Добавляем ещё 15% свободного пространства для комфортной работы самой Windows и циферку записываем на бумажку, так как сейчас будем нырять в DOS.
При помощи “Partition Magic” уменьшаем диск С:\ до размера выведенной нами цифры и создаём второй диск – логический. Это будет наш архив, наш резерв.
Поднимаемся в Windows. Проверка на ошибки, дефрагментация, наводим стерильный порядок, нортоновцы должны осмотреться в новой ситуации.
Открываем проводник и на D:\ создаём следующие директории.
Методом “вырезать и вставить” переносим папку “мои документы” на D:\. Меняем в “Word” и “Excel” установленные по умолчанию директории для сохранения документов на d:\мои документы, “Бату” указываем его новые папки для почты, и можем его настраивать. У папки “Мои документы” на рабочем столе меняем в свойствах путь, указывая нашу новую папку. В папку “TreePad” устанавливаем программу – здесь она будет жить и работать. Ещё раз прогоним нортоновцев, что бы усвоили, что мы натворили. В папку d:\факсы в конце рабочей недели будем zip-ировать копию с:\ххх\факсы, затем удаляя предыдущую копию (этот процесс тоже поддаётся автоматизации, но это для любопытных).
В результате проделанных манипуляций, мы имеем достаточно надёжную систему для работы и хранения результатов этой работы. В самом печальном случае – полный крах Windows - у нас не должно пострадать ни одного документа, и последующая переустановка ОС вернёт всё на свои места.
Всё описанное здесь работает и безупречно служит долгое время на многих компьютерах моих знакомых и коллег. Но мне бы больше хотелось видеть эту статью не законченной. Высказывайте свои пожелания, задавайте вопросы, спорьте. Всегда нужно пробовать сделать лучше.