С некоторой долей упрощения
можно сказать, что все программное
обеспечение развивается по пути
увеличения производительности труда
пользователя. В этом направлении
эволюционируют как прикладные
программы, так и операционные системы.
Вспомним MS DOS: у нее, несомненно, было
много достоинств, но она не
предоставляла пользователю практически
никаких удобств. Для того чтобы иметь
возможность создавать меню, связывать
типы файлов с определенными действиями
и т. д., требовалось установить
специальную оболочку, например Norton
Commander. Затем появилась Windows, которая
обладала встроенными функциями для
работы с файлами, ранее обеспечиваемыми
дополнительными программами, и простой
системой ярлыков.
Вместе с Windows был выпущен ряд
приложений, которые должны были
удовлетворять типичные потребности
пользователей: набор документов,
обработку и организацию информации в
базах данных и т. д. Эти программы (в
первую очередь, Word, Excel и Access) в
дальнейшем были объединены в пакет Microsoft
Office.
Прошел год, как появилась
версия MS Office 97 года, и многие уже
привыкли работать с ней. По сравнению с
предыдущими в новой версии пакета к и
без того огромному набору различных
средств и возможностей добавилось
значительное количество «инструментальных
средств», призванных упростить и
повысить эффективность
пользовательского «труда». Тем не менее,
как показывает практика, из всего этого
огромного набора в повседневной работе
используется лишь десятая часть всех
имеющихся возможностей Office 97.
Существует целый ряд
полезных черт, таких, как «горячие»
клавиши или удобные способы настройки,
часть из которых даже не отражена в
документации на программное
обеспечение. Многие просто никогда не
задумываются над тем, как можно было бы
ускорить повседневную работу с
компьютером, а между тем правильное
использование недокументированных или
«самодельных» возможностей Office 97 может
серьезно повысить эффективность и
сократить время на решение тех или иных
задач.
Поясним сказанное на
конкретных примерах.
Стандартный диалог работы
с файлами
В MS Office 97 улучшен стандартный
диалог работы с файлами. Окно
стандартного диалога загружается
приложениями Office 97 при открытии,
закрытии и сохранении файлов. Для работы
с этим диалогом можно, во-первых,
использовать «горячие» клавиши (см. табл.),
а во-вторых, настраивать и сохранять
критерии отбора файлов.
| Таблица 1. "Горячие"
клавиши Office 97 |
| "Горячая"
клавиша |
Её назначение |
| Alt+1 (Backcpase) |
Переход на уровень вверх |
| Alt+2 |
Подключение к поисковым
машинам в Internet |
| Alt+3 |
Переход в папку
избранное |
| Alt+4 |
Добавить в папку
избранное |
| Alt+5 |
Режим отображения файлов
"мелкие значки" |
| Alt+6 |
Режим отображения файлов
в виде таблицы |
| Alt+7 |
Режим отображения
свойств выделенных файлов |
| Alt+8 |
Режим просмотра
выделенных файлов |
| Alt+9 |
Открывается выпадающее
меню команд и список
набора поиска |
Критерии отбора файлов
задаются в окне, вызываемом нажатием
кнопки «Отбор». В этом окне из списка
выбираются критерии отбора (свойства
файлов), нужным свойствам задаются
значения, определяется тип отношений
между свойствами и их значениями, причем
типы отношения со значением зависят от
свойства (например, для свойства «Имя
файла» возможны типы отношений «начинается
с» значения, «содержит» значение или «оканчивается
на» значение, а для свойства «Дата
печати» — «вчера», «сегодня» и т. д.). Для
одного и того же свойства файла можно
задать несколько вариантов значений.
После создания набора условий поиска
его можно записать, нажав кнопку «Сохранить»
и в открывшемся окне задать ему имя.
Теперь этот набор условий можно будет
использовать для отбора файлов. Вызвать
его можно из диалога работы с файлами:
нажатием на крайнюю правую пиктограмму
или Alt+9 вызывается выпадающее меню, где
есть пункт «Наборы условий поиска» со
списком всех доступных критериев отбора
Microsoft Outlook
Вам, наверное, приходилось
пользоваться Outlook — универсальной
программой, совмещающей календарь,
записную книжку, дневник и программу по
работе с электронной почтой. Она очень
удобна, но имеет весьма существенный
недостаток, потому что редактировать
письма в ней очень неудобно: интерфейс
для создания письма напоминает блокнот,
расширенный несколькими
дополнительными кнопками.
Невозможность отправить
полноценный документ с таблицами,
картинками и т.п. не в виде приложения к
письму (attachment), а внутри самого письма –
иногда может вызывать раздражение.
Однако это сделать можно, если настроить
Outlook так, чтобы в качестве редактора
писем использовать Word 97. Если Word 97 уже
был установлен на вашем компьютере, то
наведите указатель мышки на меню «Сервис»,
выберите пункт «Параметры». В окне
установки параметров перейдите на
закладку «Электронная почта» и отметьте
галочкой пункт «Использовать Microsoft Word
как редактор сообщений». Теперь когда вы
захотите создать новое сообщение, то
прямо в Outlook в окне редактирования
сообщения появятся панели инструментов
из Word 97, а при нажатии правой кнопки мыши
— выпадающее меню Word 97 с некоторыми
пунктами, добавленными Outlook.
Excel 97
В Excel 97 есть несколько новых
полезных возможностей, связанных с
работой над текстом. Электронные
таблицы не предназначены для работы с
текстом, но без подписей к таблицам или
графикам подчас просто не обойтись. Для
удобного расположения текста на листе
Excel теперь можно объединять ячейки. Надо
выделить на листе область, подлежащую
объединению в одну ячейку, затем
щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и в
выпавшем меню выбрать пункт «Формат
ячеек».
В окне «Формат ячеек»
перейдите на закладку «Выравнивание» и
отметьте галочкой «Объединение ячеек».
Размещая одну строку текста на
нескольких строках листа Excel, имеет
смысл расположить текст симметрично
относительно сторон новой ячейки. Для
этого в списках «по горизонтали» и «по
вертикали» выберите «по центру». Теперь
строка в ячейке расположена посередине.
Нажав OK, вы увидите, что
теперь выделение превратилось в одну
большую ячейку. Текстовые строки,
которые из-за своей длины занимают
несколько ячеек, выгоднее располагать
внутри объединенных ячеек. Со строкой,
расположенной внутри объединенной
ячейки, удобнее использовать
стандартные графические функции.
Кроме того, в новом Excel есть
возможность выделения «разорванных»
участков рабочего листа произвольного
размера и формы (несвязанных диапазонов).
Для этого, выделяя мышью участки
рабочего листа, держите нажатым Ctrl.
Выделенные таким образом несвязанные
диапазоны можно распечатать, но нельзя
копировать для последующей вставки.
Можно нажатием кнопки Delete очистить
выделение от данных. Пока что эта
возможность не включена в Word, хотя и там
она бы наверняка очень пригодилась.
Access 97
Access 97 тоже обладает
несколькими полезными «горячими
клавишами» для работы с таблицами базы
данных (см. табл. 2). Кроме того, в новой
версии появилось несколько полезных
возможностей экспорта/импорта данных.
Таблица 2. "Горячие"
клавиши Access
для работы с таблицами |
| "Горячая"
клавиша |
Её назначение |
| Ctrl+Space |
Выделение столбца |
| Shift+Space |
Выделение ряда |
| Ctrl+Shift+Space |
Выделение всей таблицы |
Во-первых, помимо
традиционного импортирования, теперь
можно связывать внешние объекты (таблицы
и файлы любого типа, доступные через ODBC)
с вашей базой данных, что позволяет
читать и в большинстве случаев
обновлять данные во внешнем источнике
без их импорта. Во-вторых, формат внешних
источников данных не меняется, поэтому
файл можно продолжать использовать в
приложении, в котором он был создан, но
при этом появляется возможность
добавлять, удалять или изменять данные в
Microsoft Access.
Кроме того, Access 97 позволяет
экспортировать внутренние макросы в код
модулей Visual Basic. Для этого, указав на
макрос мышкой, в открывшемся меню
выберите пункт «Сохранить как/Экспорт».
В появившемся после этого диалоге «Сохранить»
выберите опцию «в виде модуля Visual Basic».
Работа с макросами
Как вы могли убедиться, в Office
97 уже заложен широкий круг возможностей,
но главное, что среди них есть средства,
позволяющие настраивать приложения для
еще большего удобства в работе. Главное
из этих средств — встроенный язык
программирования Visual Basic, который
позволяет создавать макросы,— наиболее
удобное средство для автоматизации
однотипных процессов.
Использовать макросы так же
удобно, как и наверняка полюбившуюся вам
автозамену. Подобно тому как ввод часто
встречающегося слова или
словосочетания можно заменить нажатием
одной клавиши, макрос вместо повтора
одной и той же последовательности
действий позволяет использовать всего
лишь нажатие на назначенную вами «горячую»
клавишу или кнопку панели инструментов
либо созданный вами пункт меню. Например,
необходимо расставить номера страниц и
сделать полуторный интервал между
строками в 10 документах. Вместо того
чтобы открывать документы один за
другим, выделять текст и затем щелкать
по пунктам меню и входить в диалоги,
создайте макрос, который будет все
делать за вас. Для этого откройте первый
из файлов, а затем войдите в меню «Сервис»,
затем выберите «Макрос» и «Начать
запись». В открывшемся диалоге введите
имя нового макроса. Теперь проведите все
операции с документом, которые вы хотели
провести, и закройте его. Теперь в меню «Сервис/Макрос»
выберите «Остановить запись».
Для того чтобы ускорить
запуск макроса, свяжите его с кнопкой на
панели управления. С этой целью надо
войти в режим настройки панели
инструментов («Сервис/Настройка»). В
окне настройки перейдите на закладку «Команды»,
а там, в разделе «Категории», выберите «Макросы».
В окошке напротив появится список
доступных макросов.
Выберите имя того макроса,
который вы только что создали, и
перетащите его на панель инструментов. С
помощью кнопки «Изменить выделенный
объект» можно определить, как будет
выглядеть кнопка на панели инструментов.
Закрыв режим настройки, откройте
следующий файл, который вам необходимо
обработать. Теперь нажмите кнопку,
связанную с вашим макросом, и — о чудо! —
макрос сам обработает и закроет ваш
документ. Экономия времени налицо: один
раз потратив минимум времени на запись
макроса, теперь нажатием на одну кнопку
вы заменяете до полутора десятков
нажатий.
Чтобы продемонстрировать
широкие возможности применения
макросов, предлагаем вам текст
программы, способной существенно
упростить вашу работу. Вам, наверное,
часто приходилось сталкиваться с
ситуацией, когда вы набирали русский
текст, используя английскую или какую-либо
другую раскладку клавиатуры. До
недавнего времени вам приходилось
просто «стирать» набранное и печатать
заново. Даже если вы не работаете
постоянно с разными языками, такие
случаи отнимают массу времени. Но то
время, которое уходит на исправление
ошибок, можно сэкономить, один раз
набрав небольшой макрос.
Закройте все документы.
Нажмите Alt+F11, и вы войдете в редактор Visual
Basic. Теперь нажмите Ctrl+R, и слева
откроется окно проекта. Наведите мышку
на название проекта «Normal» и щелкните
правой кнопкой. Выберите «Вставить» и «Модуль».
Поместите курсор в открывшееся окно и
вставьте в него следующий текст(предварительно
скопировав его с этой странички).
Sub Main()
Dim
st As String
Dim
sn As String
Dim
k As Integer
Dim
a As String * 1
Dim
Letter1 As Variant
Dim
Letter2 As Variant
Dim
b As Integer
Dim
found As Boolean
Dim
j As String
Dim
V As String
Dim
rez As Byte
Letter1 = Array(«<», «>», «,», «.», «/», «?», «{», «}»,
«|», «!», «@», «#», «$», «%», «^», «&», «*», «(»,
«)», «~», «:», Chr(34), «q», «w», «e», «r», «t», «y», «u»,
«i», «o», «p», «[», «]», «\», «a», «s», «d», «f», «g»,
«h», «j», «k», «l», «;», ««», «z», «x», «c», «v», «b»,
«n», «m»)
Letter2 = Array(«Б», «Ю», «б», «Ю», «.», «,», «Х», «Ъ»,
«/», «!», Chr(34), «№», «;», «%», «:», «?», «*», «(»,
«)», Chr(168), «Ж», «Э», «й», «ц», «у», «к», «е»,
«н», «г», «ш», «щ», «з», «х», «ъ», «\», «ф», «ы»,
«в», «а», «п», «р», «о», «Л», «Д», «Ж», «Э», «Я»,
«Ч», «С», «М», «И», «Т», «Ь»)]
st
= Selection.Text
sn
= «»
If MsgBox(«Нажмите OK, чтобы
конвертировать английские буквы в
русские и CANCEL — чтобы конвертировать
русские в английские», vbOKCancel)=vbOK Then rez=1 Else
rez=2
For
k = 1 To Len(st)
Found
= False
a
= Mid(st, k, 1)
If
rez = 1 Then
For
b = 1 To UBound(Letter1)
If
UCase(a) = UCase(Letter1(b))
Then
found = True: Exit For
Next
b
Else
For
b = 1 To UBound(Letter2)
If
UCase(a) = UCase(Letter2(b))
Then
found = True: Exit For
Next
b
End
If
If
found Then
If
Asc(UCase(a)) = Asc(a) Then
If
rez = 1 Then j = UCase(Letter2(b))
Else
j = UCase(Letter1(b))
Else
If
rez = 1 Then j = LCase(Letter2(b))
lse
j = LCase(Letter1(b))
End
If
sn
= sn + j
Else
sn
= sn + a
End
If
Next
Selection.Text
= sn
End
Sub
Сохраните все и выйдите из
редактора модулей кнопками Alt+Q. Создайте
в Word кнопку на панели инструментов,
привязанную к этому макросу. Все готово.
Теперь если вы случайно наберете текст
не на том языке, то выделите
неправильный участок и нажмите на эту
кнопку.
Этот же макрос можно
использовать в Excel 97, для чего нужно
поместить его в буфер обмена и открыть в
Excel редактор Visual Basic. Скопируйте туда
текст макроса и замените в режиме
автозамены слово Selection на ActiveCell.
Добавьте кнопку на панель инструментов.
Макрос готов к употреблению. В Excel для
исправления неправильно набранного
текста не надо его выделять, достаточно
лишь поместить курсор на ячейку с
неправильно набранным текстом.
Иногда макросы во время
работы выполняют функции, которые, если
выполняются «вручную» (т. е. через меню,
панель инструментов и т. д., а не
программно), требуют вмешательства
пользователя. Например, при удалении
листов из рабочей книги появляется
диалог, требующий подтверждения
удаления. Естественно, хочется, чтобы
при работе программы все операции
такого рода происходили автоматически
не останавливаясь. Для того чтобы
отменить все программные
предупреждения об опасных (с точки
зрения Excel) операциях, в начале модуля
программ вставляйте команду Application.DisplayAlerts=False.
Часто требуется постоянно
выполнять какие-нибудь операции в одни и
те же моменты работы с документом,
например перед печатью расставлять
номера страниц. Для того чтобы не
забывать проделывать такие операции или
автоматизировать их (если они отнимают
много времени), создайте макрос и
задайте ему имя в соответствии с
событием, во время которого он должен
запускаться (см. табл. 3). Имена
предопределенных процедур в Word 97 и Excel 97
схожи. Например, процедуре AutoOpen из Word
соответствует Auto_Open в Excel.
Таблица 3. Имена
предопределённых
процедур для Word 97 |
| Название макроса |
Событие при
котором запускается
макрос с таким названием |
| AutoExec |
Загрузка Word |
| AutoExit |
Выход из Word |
| AutoOpen |
Открытие файла |
| AutoClose |
Закрытие файла |
| FileSave |
Сохранение файла |
| FileSaveAs |
Сохранить файл как |
| FilePrint |
Печать файла |
Из огромного количества «полезностей»,
которыми снабжен пакет Office 97, мы привели
лишь несколько. Совершенно бессмысленно
приводить (или пытаться изучить) их все,
поскольку для пользователя с
определенным кругом задач большинство
из них будут просто не нужны.
Единственное, о чем хочется напомнить:
какие бы задачи вам ни приходилось
решать при помощи пакета Office 97, если в
процессе работы встречаются
надоедающие однотипные операции или вам
кажется, что что-то делается неудобно, то
практически всегда уже есть средства,
позволяющие свести к минимуму эти
неприятные моменты. Если же таких
средств все-таки нет, их можно «изготовить»
самостоятельно при помощи гибкого
макроинструментария, работа с которым
почти не требует никаких специальных
навыков.