Управление эффективностью бизнеса и предсказуемость

Джордж Макмэнн (George McMann)
Перевод: Intersoft Lab.
Оригинал статьи: http://www.iso.ru/journal/articles/376.html

Бизнес: связь стратегии и практики

Словарь Вебстера определяет слово "предсказывать" как способность "утверждать или говорить о чем-то заранее, делать что-либо заранее известным, особенно на основе специальных знаний". Последняя часть этого определения - "делать что-либо заранее известным, особенно на основе специальных знаний" - выражает основное преимущество технологии управления эффективностью бизнеса (Business Performance Management - BPM).

Эта технология позволяет лицам, принимающим решения, лучше понять эффективность их бизнеса за счет того, что она позволяет связать ежедневную деятельность с общей стратегией корпорации. Обладая этой специальной информацией, они могут принимать решения, направленные на достижение успеха, улучшая свои возможности в прогнозировании эффективности работы компании и достижении стратегических целей.

Оперативная эффективность и стратегия

Оперативная эффективность - это достижение совершенства в отдельных видах деятельности, стратегия - это сочетание различных видов деловой активности. Вы добиваетесь (или не добиваетесь) преимущества над конкурентами в зависимости от того, как различные направления вашей деятельности согласуются и дополняют друг друга, или, другими словами, как они взаимосвязаны. Достижение отличной согласованности затруднительно, так как это требует координации решений и действий множества независимых подразделений. Компании, которые могут похвастаться хорошей согласованностью своей деятельности, - это редко встречающиеся привлекательные примеры. Их превосходство в стратегии и ее реализации только усиливает их преимущества и возводит барьеры для подражателей. 1

Как управление эффективностью бизнеса повышает конкурентоспособность компании

Управление эффективностью бизнеса - это средство улучшить согласованность и взаимное дополнение различных направлений вашей деловой активности. Факторы, которые менеджмент считает решающими для достижения стратегического успеха, должны быть четко связаны с бизнес процессами. Грамотное соотнесение реальных показателей эффективности бизнеса - это необходимое условие для продуктивного управления эффективностью бизнеса.

Средства управления эффективностью бизнеса позволяют компаниям лучше связать конкретную деловую активность со стратегическими целями за счет усиления контроля, обеспечения более детальной информации для анализа и улучшения взаимодействия между сотрудниками и отделами. Тщательное управление этими связями часто становится мощным источником конкурентоспособности. Конкуренты, не использующие технологии управления эффективностью бизнеса, испытывают трудности в координации этих связей, а также в разрешении противоречий в своих организациях. 1

Существует множество примеров того, как решения BPM могут реально помочь компаниям. В целях экономии места мы рассмотрим только две проблемных области, в которых средства управления эффективностью бизнеса могут оказать непосредственное влияние на его функционирование.

Проблемная область № 1 - человеческий фактор

Проведение поиска на тему "Ошибки в электронных таблицах" с помощью системы Goggle дало 147 000 результатов. Компания PricewaterhouseCoopers провела исследование больших электронных таблиц клиентов и обнаружила, что 90 процентов из них содержали существенные ошибки. Более того, цена этих ошибок, согласно отчету 1996 г. (возможно, сейчас она уже возросла), составляла от 10 до 100 тысяч долларов на каждое принимаемое решение в месяц. Значимость этого исследования возрастает, когда вы осознаете, что 73 процента средних компаний используют электронные таблицы и с их помощью вручную осуществляют бюджетирование, планирования и прогнозирования. 2 Представляете, какова может быть цена механической ошибки для деятельности вашей компании? Несколько типичных примеров:

При использовании автоматизированных средств бюджетирования и планирования пользователи могут изменять только вводимые данные. Сами программные средства защищены от какого-либо внешнего влияния. Исходный код, который обеспечивает работу этих автоматизированных средств управления, однозначно не может быть изменен. Таким образом, вы получаете больше возможностей для контроля и отслеживания сделок. Пользователь может манипулировать только исходными данными для того, чтобы получить требуемые результаты на выходе.

Наоборот, у пользователя электронной таблицы есть четыре возможности:

Проблемная область № 2 - более глубокое понимание бизнеса

В условиях растущих цен, меняющегося законодательства и постоянных реорганизаций компания Mercy Health Partners из западной части штата Огайо хотела найти способ лучше контролировать и анализировать свои финансы. Их целью было - удержать расходы при расширении сети медицинских услуг.

Финансисты компании осознавали, что для выполнения стратегических целей им необходимо улучшить процессы бюджетирования и планирования (осуществлявшиеся с помощью электронных таблиц). Внедрив автоматизированное приложение бюджетирования и планирования, компания сократила процесс подготовки бюджета на 30 человеко-дней, что позволило лицам, принимающим решения, сосредоточиться на анализе данных с целью сдерживания цен и долгосрочного планирования.

Менеджер, занимающийся поставками, смог лучше ориентироваться в своем реестре, сравнивать закупочные цены и увидеть покупательную силу сети. Эта информация усилила его позиции на переговорах и дала возможность улучшить управление товарно-материальными запасами, что, в свою очередь, привело к потенциальному снижению операционных затрат на 1 миллион долларов.

Новые средства бюджетирования и планирования объединили людей, процессы и информацию для того, чтобы ежедневная деятельность компании работала на достижение ее стратегических целей.

Обеспечение более тесных связей

Финансовые результаты - это универсальный показатель успеха бизнеса, но не его движущая сила. Необходима связь между ежедневной деятельностью и финансовыми результатами. Ждать окончания финансового месяца или квартала - это слишком долго, когда речь идет о цифрах, влияющих на ежедневные действия. Менеджеры нуждаются в корректных способах измерения и быстрой обратной связи, чтобы иметь возможность скоординировать, исправить или направить в нужное русло работу того или иного отдела компании, деятельность которого требуется привести в соответствие с общей стратегией бизнеса. Кроме того, это также придает нужное направление кратко- и долгосрочным финансовым показателям.

BPM-системы позволяют менеджерам донести свои планы в отношении эффективности до остальных работников, которые, таким образом, могут узнать о реальном положении дел в организации. Работники, в свою очередь, могут выявлять пробелы в эффективности работы компании, а также принимать и поддерживать решения, касающиеся ежедневной деятельности.

Хорошая система управления эффективностью бизнеса оказывается полезной для всей организации, так как она позволяет людям точно знать, чего от них требуют и ожидают. Это происходит благодаря тому, что и отдельные сотрудники, и их группы получают возможность оценивать эффективность своей деятельности и использовать механизм обратной связи, чтобы выявить те области, которые нуждаются в улучшении. Такая оперативная обратная связь сокращает время на принятие решений и исправление ошибок. Результаты - лучшая оперативная эффективность и преимущества перед конкурентами, а с финансовой точки зрения - лучшая предсказуемость.

Литература