Что должен уметь менеджер проектов? Ничего особенного, все то же что и все менеджеры, русским языком говоря, управляющие. Уметь планировать свою и чужую деятельность, расставлять приоритеты, предвидеть и учитывать риски… Это все, так или иначе, оговаривается в различных стандартах по управлению проектами.
А еще он должен уметь писать. А еще лучше — любить писать. Статьи, презентации, инструкции и много еще чего… И письма! Если вас «повысили» до PM из программистов, смотрите на писанину, как на данное вам Богом утешение за то, что вы надолго, может быть и на всю оставшуюся жизнь, расстались с исходным кодом и языками програмирования. Отнесемся к этой работе творчески, полюбить ее в наших интересах. Воздастся, уверяю.
Итак, напишем письмо заказчику.
Напишем письмо заказчику. Сообщим ему, что выпущен новый релиз проекта, что этот релиз пора ставить, запросим уточнение требований и попросим сообщить нам о дальнейших планах. Вот текст письма:
Сообщаю, что в соответствии с утвержденным ранее планом работ 10 июня 2008 г. была выпущена и установлена на демонстрационной площадке новая версия СИСТЕМЫ. Прошу ознакомиться с новой функциональностью и дать отзыв.
Прошу оказать содействие в уточнении требований и допущений, изложенных в приложении № 1 к данному письму.
Прошу назначить дату следующего обучающего семинара пользователей.
Прошу сообщить о планах дальнейшего построения информационных сетей в рамках ваших офисов. Такое объединение офисов будет мощным стимулом использования СИСТЕМЫ на местах.
Вот такое письмо сочинили. Ну как, оно вам нравится? Кратко изложено, что сделано, что есть вопросы, предложения и ожидания.
Текст полон недостатков. Абзацы никак не связаны между собой, надобность каждого из «Прошу…» нигде не обосновывается, трактовать любой абзац можно по-разному. А слова из последнего абзаца про «мощный стимул использования» можно на митингах с трибуны кричать! Перепишем!
Сообщаю, что 10 июня 2008 г. в соответствии с Приложением к Техническому заданию была выпущена и установлена на демонстрационной площадке новая версия СИСТЕМЫ. Прошу ознакомиться с новой функциональностью и дать заключение.
Так как требования Приложения к Техническому Заданию учтены, в связи с выходом новой версии целесообразно проинформировать пользователей о новых возможностях СИСТЕМЫ. Прошу назначить дату следующего обучающего семинара.
Работа по поддержке СИСТЕМЫ продолжается. Прошу оказать содействие в уточнении требований и допущений, изложенных в приложении № 1 к данному письму.
Реализованная СИСТЕМА предусматривает удаленную работу клиентов. В рамках внедрения была установлена локальная версия ввиду отсутствия каналов связи. Прошу проинформировать о планах объединения офисов заказчика в информационные сети.
Уже получше, не правда ли? Обратите внимание, в первом абзаце мы просим дать не отзыв, а заключение. Заключение пишется по каждому пункту, по которому есть изменения, отзыв же вещь необязательная. Правда, все еще не ясно, о чем должно быть заключение. Третий и четвертый абзац остались «притянутыми за уши». Непонятно, зачем «продолжается работа над СИСТЕМОЙ» и можно только догадываться, для чего нам нужна информация «о планах объединения офисов заказчика в информационные сети». Перепишем в третий раз.
Сообщаю, что 10 июня 2008 г. в соответствии с Приложением к Техническому заданию была выпущена и установлена на демонстрационной площадке новая версия СИСТЕМЫ. Прошу ознакомиться с новой функциональностью СИСТЕМЫ и дать заключение о возможности ее тиражирования на рабочих местах пользователей. Обращаю Ваше внимание, что в Приложении 2 к настоящему письму представлен ряд дополнительных предложений и вопросов, требующих Вашего уточнения.
В связи с выходом новой версии прошу определить дату обучающего семинара и проинформировать пользователей о запланированном мероприятии.
Обращаю Ваше внимание, что СИСТЕМА предусматривает удаленную работу пользователей. В рамках внедрения была установлена локальная версия по причине отсутствия каналов связи. По мере подключения рабочих мест пользователей к сети Интернет необходимо будет:
1. Установить выделенный сервер СИСТЕМЫ.
2. Провести репликацию данных с локальных рабочих мест пользователей в единую базу данных.
3. Настроить права доступа пользователей СИСТЕМЫ.
В связи с этим прошу заранее проинформировать о планах объединения офисов заказчика в информационные сети для оперативного выполнения перечисленных работ.
Приложения:
1. Перечень требований реализованных в СИСТЕМЕ на 1 листе
2. Перечень предложений для реализации в СИСТЕМЕ на 1 листе
Такое письмо уже можно отправить нашему заказчику. В нем соблюдаются причинно следственные связи, обоснованы все запросы, конкретно указаны нужды. В тексте нет ничего лишнего. Это письмо позволить его получателю приступить к работе немедленно, без переспрашивания.
Умение писать письма не следует недооценивать. Хороший текст бережет время, становится отправной точкой для совместной работы. Письмо, а особенно письмо на бумаге, — важный свидетель вашей деятельности. Может статься, что со многими вашими партнерами вы будете общаться только письменно, и по вашим текстам они будут судить о вашей компетенции. Если вы не умеете писать – вас просто не будут уважать, несмотря ни на какие прочие заслуги. В конце концов, хорошо составленный текст приносит его автору то же удовлетворение как хорошо составленный исходный код программы. Потому, господа менеджеры проектов, постарайтесь полюбить работу над документами. Только удержите себя от графоманства.
Распечатать статью